Mittwoch, September 26, 2007

The daily Challenge in Consulting

Wer Herausforderungen liebt, der ist in der Welt der Unternehmensberatung bestens aufgehoben. Es gibt kaum Tage, an denen man als Berater nicht in irgendeiner Weise herausgefordert wird. Ein „ruhige Kugel“ wird in diesem Beruf definitiv nicht geschoben. Vielmehr wird man täglich mit neuen Aufgaben und neuen Situationen konfrontiert. Da kann es schon einmal passieren, dass man sich in einem Meeting wieder findet, in dem man Fragen zu Themen beantworten muss, von denen man erst zwei Tage vorher zum ersten Mal gehört hat. Oder es soll ein Workshop mit Mitarbeitern des Kundenunternehmens moderiert werden, die sehr skeptisch gegenüber Beratern sind. Gelegenheiten, ins „kalte Wasser“ zu springen, gibt es mehr als genug.

Auch wenn man nicht gerade in turbulenten Meetings oder Workshops sitzt – herausfordernd sind oft auch die wiederkehrenden Arbeiten. Wie oft fordert man Daten, Statusberichte oder Entscheidungen von Mitarbeitern an, und es kommt tagelang nichts zurück? Hier ist Fingerspitzengefühl gefragt, den richtigen Ton zu treffen, Verständnis zu zeigen, aber gleichzeitig bestimmt zu fragen und auf der pünktlichen Fertigstellung zu bestehen. Diplomatie, Verhandlungsgeschick und professionelles Auftreten verinnerlicht man im täglichen Umgang mit den Ansprechpartnern auf Kundenseite sehr schnell.

In einem größeren Kontext besteht eine große Herausforderung des Jobs auch darin, sich immer wieder auf neue Projekte einzustellen. Kein Projekt währt für die Ewigkeit, und der nächste Projektwechsel kommt gewiss – für den einen früher, für den anderen später. In jedem Fall bedeutet der Wechsel ein neues Accenture-Team, neue Ansprechpartner auf Seite des Kundenunternehmens, neue Projektinhalte und vielleicht ein neuer Projektstandort in einer anderen Stadt oder gar in einem anderen Land. Der erste Tag auf einem neuen Projekt fühlt sich manchmal an wie der erste Tag in einem neuen Job. Viel Zeit zum Eingewöhnen ist meist nicht, schließlich müssen vom ersten Tag an Ergebnisse für den Kunden erzielt werden. Der Abschied vom alten Team und von den Mitarbeitern des alten Kunden ist für mich immer ein trauriger Moment, aber eben auch Teil des Beraterlebens.

Eine ständige Herausforderung besteht auch in der Bewältigung des täglichen Arbeitspensums. Die Fülle der parallel auszuführenden Projekttätigkeiten, enge Deadlines, zeitaufwändige Meetings sowie zusätzlich interne Aufgaben, die man für Accenture übernimmt, fordern ein striktes Zeitmanagement. Die Zeit reicht nie aus, um alles perfekt zu bearbeiten. Die Devise lautet daher oft, auf Perfektion zu verzichten und damit Zeit zu gewinnen. Gemäß der 80/20 Regel benötigen die letzten 20% Detailtiefe und Perfektion einer Aufgabe 80% der Bearbeitungszeit. Der Verzicht auf die letzten 20% Detailtiefe bedeutet aber nicht, dass der Qualitätsanspruch heruntergeschraubt wird, sondern, dass z.B. auf Detailinformationen oder eine besondere grafische Gestaltung verzichtet wird. Meines Erachtens ist Zeitmanagement eine zentrale Fähigkeit, die man auf dem Karriereweg nicht früh genug lernen kann.

Die täglichen Herausforderungen, von denen ich hier nur einen kleinen Ausschnitt beschrieben habe, machen für mich in großen Teilen den Reiz des Beraterjobs aus. Die zweitwichtigste Facette dieses Reizes besteht in der sehr intensiven Zusammenarbeit mit Menschen. Hierbei sind schon Kontakte oder sogar Freundschaften entstanden, die weit über den Beruf hinausgingen. Ich hoffe, meine Beiträge haben Euer Interesse geweckt. Vielleicht sieht man sich ja eines Tages auf einem Beratungsprojekt – wir freuen uns über jeden „Mit-Macher“.

Jens

Donnerstag, September 20, 2007

Sprache, Wissen und Freiheit: Die Waffen des Beraters

Ausgehend vom letzten Beitrag, in dem ich die Tätigkeiten geschildert habe, die von meinem derzeitigen Accenture-Team wahrgenommen werden, möchte ich hier ein paar Gedanken schildern, in welcher Weise unser Tun dem Kundenunternehmen hilft, die gesetzten Ziel zu erreichen.

Im Rahmen der Moderationstätigkeit, d.h. dem Einberufen und Durchführen von Workshops, Meetings, Telefonkonferenzen etc. könnte man uns Berater in gewisser Weise als Wissens-Intermediäre bezeichnen. Wissen über unternehmensinterne Prozesse, Produkte, Märkte und viele andere Facetten der Geschäftstätigkeit stecken in den Köpfen der Mitarbeiter. Wir Berater tragen ebenfalls Fachwissen, z.B. Erfahrungen aus anderen Projekten oder unserem bisherigen beruflichen Werdegang, bei. Mehr noch: Wir bringen Strukturierungshilfen und Tools ein, um Veränderungsprogramme effizient zu planen und umzusetzen. Dies können beispielsweise Prozessmodelle, Checklisten oder Methodologien zum Management von Ressourcenbeschränkungen, Risiken, Umsetzungsproblemen und anderen projektbezogenen Herausforderungen sein. Dabei können wir auf einen großen Fundus an Erfahrungen und Tools zurückgreifen, die in tausenden Projekten angewendet und weiterentwickelt wurden. Hinzu kommen durch spezielle Trainings geschulte Moderations- und Kommunikationstechniken. Oft scheint es, als sei die aktuelle Aufgabenstellung im Projekt einmalig. Ein Blick in die Accenture-eigene Wissensdatenbank zeigt jedoch oft, dass ähnliche Aufgabenstellungen, manchmal in der gleichen Branche, bereits in vergangenen Projekten bearbeitet wurden. Dies kann im eigenen Land, aber auch irgendwo anders auf der Welt sein. Hier erweist sich die Größe von Accenture als enormer Vorteil.

Eine wesentliche Funktion von uns Beratern ist meines Erachtens also die Zusammenführung des im Unternehmen vorhandenen Wissens und des von uns Accenture’s eingebrachten Wissens in zielgerichteter Weise. Im Wege der Koordination von Teilprojekten, der Vorgabe von Projektstrukturen und immer wieder dem Zusammenbringen von Mitarbeitern aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens helfen wir dem Kunden, den Weg zum Ziel Schritt für Schritt zu absolvieren. Mit unserer Projekterfahrung können wir Anregungen geben, wie ähnliche Probleme in anderem Kontext gelöst wurden – z.B. wie eine Standardsoftware in einem anderen Unternehmen eingeführt wurde. Dabei haben wir den großen Vorteil, dass wir unabhängig agieren können, d.h. weder disziplinarisch abhängig sind noch eine taktische Positionierung im Machtgefüge des Unternehmens verfolgen. Vielmehr handeln wir meist explizit im Auftrag der Unternehmensführung. Dadurch können wir sehr effizient und vor allem im Sinne der Sache agieren. Ein weiterer Vorteil ist die „geistige Freiheit“ des Beraters, nämlich frei von eingefahrenen Denkstrukturen zu sein und somit leichter einen Schritt über den gewohnten Aktionsrahmen hinaus zu machen. Oft ist es einfach die oft genannte „frische Denke“, die Veränderungen in einem Unternehmen auslöst. Diese „frische Denke“ ist unabhängig von der Anzahl der Berufsjahre und wird vielleicht gerade von jungen Beratern in besonderem Maße eingebracht.

Zugegeben – in der Praxis lässt sich nicht alles so leicht und effizient umsetzen wie man es jetzt vermuten könnte. Mit welchen Herausforderungen ich auf meinen letzten Projekten so zu kämpfen hatte, werde ich im nächsten Beitrag erzählen.

Bis dahin, viele Grüße

Jens

Donnerstag, September 13, 2007

Top Management Exposure

Im heutigen Beitrag möchte ich Euch einen Einblick in die Themen geben, die auf meinem aktuellen Projekt bearbeitet werden. Die Woche bei unserem Kundenunternehmen steht ganz im Zeichen der Projektplanung für das kommende Jahr. Als „Program Management Office“ (PMO) ist das Team für die Koordination aller Projekte innerhalb eines Veränderungsprogramms des Kundenunternehmens zuständig. Jedes Projekt meldet den aktuellen Stand seiner Arbeit an unser Team. Wir erstellen daraus einen zusammengefassten Status für die Führungsmannschaft des Kundenunternehmens und zeigen Unter- und Übererfüllungen, Ressourcenengpässe, Probleme oder Risiken auf. Mit der Planung für das kommende Jahr wird sichergestellt, dass die Projekte mit der größten Bedeutung für das Unternehmen durchgeführt werden.

Der Vorteil eines Einsatzes in einem Program Management Office ist, dass man meist intensiv mit den Projektleitern, Team- oder Abteilungsleitern, ins Gespräch kommt und öfters Berührung mit dem Top Management des Kundenunternehmens hat - im Beraterjargon gerne mit dem Begriff „Top Management Exposure“ bezeichnet. Zudem erhält man als Berater im Program Management Office einen guten Einblick in die verschiedenen Teilprojekte des Gesamtprogramms. Durch regelmäßig, z.B. wöchentlich stattfindende „Program Management Team Meetings“, an denen alle Projektleiter teilnehmen, erfährt man viel über die Ziele, Herausforderungen, Probleme und Lösungsansätze der einzelnen Teilprojekte und der involvierten Unternehmensfunktionen wie Marketing, Personal, Vertrieb etc. Die Lernkurve ist möglicherweise ähnlich hoch wie bei einem MBA, nur, dass man anstelle von Case Studies „real life“ Erfahrungen macht. Durch die Diskussionen und die Erarbeitung von Lösungen und Entscheidungen füllen sich die Begriffe „Business Administration“ oder „Management“ mit Leben. Wo sonst kann man derartige Erfahrungen schon in den ersten Berufsjahren machen?

Ein wesentlicher Teil der Aufgaben im PMO entfällt auf Koordination, Administration und Moderation. Im Rahmen der Koordination und Administration werden z.B. Meetings arrangiert, Organigramme abgestimmt, Protokolle geschrieben, Projektpläne verwaltet etc. Im PMO wird meist das gesamte Wissen des Programms verwaltet. Im Rahmen der Moderation sind in erster Linie Soft Skills gefragt. Bei verschiedensten Sitzungen werden mit einem oder mehreren Projektleitern Zielbilder abgeleitet, Visionen erarbeitet, Risiken diskutiert, Schnittstellen zwischen Projekten oder Funktionen erfasst, Projektpläne erstellt oder Lösungen für Probleme erarbeitet. Viele Themen kommen dabei sehr kurzfristig auf den Tisch.

Die Moderation solcher Sitzungen erfordert weniger Spezialisten-Know-How als eine gute Auffassungsgabe, Sozialkompetenz und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen und die Diskussion der Beteiligten zu strukturieren. Der eigene Beitrag kann z.B. darin bestehen, kurz die Thematik und das Ziel des Meetings vorzustellen und am Ende Ergebnis und Aufgabenpakete zusammenzufassen. Zwischendurch ist es vielleicht nötig, die Teilnehmer auf den Fokus des Meetings zurückzubringen oder kritische Fragen zur Machbarkeit zu stellen. Ich persönlich empfinde die Moderation als den schönsten Teil meiner Arbeit. Hier bietet sich die Möglichkeit, gestalterisch Einfluss zu nehmen.

Die Moderation von Meetings zudem eine klasse Gelegenheit, präzises und zielgerichtetes Kommunizieren zu trainieren. Im nächsten Beitrag werde ich Euch von meinen Erfahrungen im Bereich „Kommunikation“ noch eingehender berichten.

Bis dahin, besten Gruß

Jens Paul

Donnerstag, September 06, 2007

Die typische Beraterwoche – Gibt es das?

Wenn etwas am Beraterjob „typisch“ ist, dann ist es vermutlich die Vielseitigkeit, Vielgestaltigkeit und die Flexibilität, die ein Berater mitbringt. Wenn ich auf meine bisherigen vier Berater-Jahre zurückblicke, dann gibt es die „typische“ Beraterwoche definitiv nicht. Schon die meist sehr unterschiedlichen Beiträge in diesem Weblog zeigen das in eindrucksvoller Weise. Für mich ist die Vielseitigkeit einer der großen Pluspunkte des Beraterdaseins. Langeweile kommt hier definitiv nicht auf.

Wie die Woche als Berater in einem internationalen Consultingunternehmen wie Accenture aussieht, hängt von sehr vielen Faktoren ab. Es fängt schon mit der Art der Tätigkeit an, auf die man gerade „gestafft“ ist, d.h. eingesetzt ist. Das kann z.B. ein Kundenprojekt, ein Training oder die Mitarbeit an einem Angebot oder einer internen Studie sein. Ist man – und das ist der Regelfall – auf einem Kundenprojekt eingesetzt, haben bereits die Branche des Kundenunternehmens und seine Unternehmenskultur Einfluss auf Arbeitsinhalte und Arbeitsweise. Besonders stark bestimmen daneben die Aufgabenstellung, die Projektphase und die Zusammensetzung des Projektteams den Arbeitstag.

In meinem Fall beginnt die Woche meist mit dem Flug zum Projektstandort. Wer heimatnah eingesetzt ist, kann länger schlafen, muss aber auf das Drei-Wetter-Taft-Flair des Jets verzichten, was zumindest frisch nach dem Studium seinen Reiz hat. Alternativ bedient man sich der Bahn oder des Mietwagens, um mehr oder weniger ausgeschlafen zum Kundenunternehmen zu gelangen. Am Zielort angekommen, geht es meist rasch zur Sache – im Team werden die Ziele für die Woche besprochen, Aufgaben verteilt, vielleicht umpriorisiert und Termine mit Mitarbeitern aus der Kundenorganisation vereinbart. Da die meisten Kunden uns eigene Räume und PC’s zur Verfügung stellen, gilt es, gleich zwei Email-Postkörbe und Terminkalender im Auge zu behalten, denn neben dem Kunden-PC hat der Accenture-eigene Laptop ebenfalls seinen Platz auf dem Tisch. An Bürokommunikation mangelt es definitiv nicht! Beim Mittagessen werden die Erlebnisse des Wochenendes ausgetauscht und sozusagen „going forward“ die mögliche Freizeitaktivitäten wie Essen gehen, Afterwork Clubbing oder Sport diskutiert. Je nach Zusammenhalt des Teams kann das an einem Abend der Woche oder auch an zwei oder drei sein. Alles kann, nichts muss. Im Falle meines aktuellen Teams liegt die Präferenz stärker auf Feierabendbier in angesagten Locations der Stadt als auf sportlicher Betätigung. Auf dem letzten Projekt war es andersherum. Natürlich hängt das Ausmaß der gemeinsamen Freizeitgestaltung auch davon ab, wie die stark die Arbeitsbelastung ist, ob wichtige Deadlines erfüllt werden müssen und wer wann vor Ort ist. Wer in der eigenen Heimatstadt eingesetzt ist, kümmert sich natürlich auch um die Freunde außerhalb der Firma.

Je nach Projekt können auch innerhalb der Woche Reisen zu anderen Standorten hinzukommen.

Ich schreibe jetzt einige Wochen lang im Weblog. Freue mich auf Kommentare.

Dr. Jens Paul Zühlke