Im heutigen Beitrag möchte ich Euch einen Einblick in die Themen geben, die auf meinem aktuellen Projekt bearbeitet werden. Die Woche bei unserem Kundenunternehmen steht ganz im Zeichen der Projektplanung für das kommende Jahr. Als „Program Management Office“ (PMO) ist das Team für die Koordination aller Projekte innerhalb eines Veränderungsprogramms des Kundenunternehmens zuständig. Jedes Projekt meldet den aktuellen Stand seiner Arbeit an unser Team. Wir erstellen daraus einen zusammengefassten Status für die Führungsmannschaft des Kundenunternehmens und zeigen Unter- und Übererfüllungen, Ressourcenengpässe, Probleme oder Risiken auf. Mit der Planung für das kommende Jahr wird sichergestellt, dass die Projekte mit der größten Bedeutung für das Unternehmen durchgeführt werden.
Der Vorteil eines Einsatzes in einem Program Management Office ist, dass man meist intensiv mit den Projektleitern, Team- oder Abteilungsleitern, ins Gespräch kommt und öfters Berührung mit dem Top Management des Kundenunternehmens hat - im Beraterjargon gerne mit dem Begriff „Top Management Exposure“ bezeichnet. Zudem erhält man als Berater im Program Management Office einen guten Einblick in die verschiedenen Teilprojekte des Gesamtprogramms. Durch regelmäßig, z.B. wöchentlich stattfindende „Program Management Team Meetings“, an denen alle Projektleiter teilnehmen, erfährt man viel über die Ziele, Herausforderungen, Probleme und Lösungsansätze der einzelnen Teilprojekte und der involvierten Unternehmensfunktionen wie Marketing, Personal, Vertrieb etc. Die Lernkurve ist möglicherweise ähnlich hoch wie bei einem MBA, nur, dass man anstelle von Case Studies „real life“ Erfahrungen macht. Durch die Diskussionen und die Erarbeitung von Lösungen und Entscheidungen füllen sich die Begriffe „Business Administration“ oder „Management“ mit Leben. Wo sonst kann man derartige Erfahrungen schon in den ersten Berufsjahren machen?
Ein wesentlicher Teil der Aufgaben im PMO entfällt auf Koordination, Administration und Moderation. Im Rahmen der Koordination und Administration werden z.B. Meetings arrangiert, Organigramme abgestimmt, Protokolle geschrieben, Projektpläne verwaltet etc. Im PMO wird meist das gesamte Wissen des Programms verwaltet. Im Rahmen der Moderation sind in erster Linie Soft Skills gefragt. Bei verschiedensten Sitzungen werden mit einem oder mehreren Projektleitern Zielbilder abgeleitet, Visionen erarbeitet, Risiken diskutiert, Schnittstellen zwischen Projekten oder Funktionen erfasst, Projektpläne erstellt oder Lösungen für Probleme erarbeitet. Viele Themen kommen dabei sehr kurzfristig auf den Tisch.
Die Moderation solcher Sitzungen erfordert weniger Spezialisten-Know-How als eine gute Auffassungsgabe, Sozialkompetenz und die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen und die Diskussion der Beteiligten zu strukturieren. Der eigene Beitrag kann z.B. darin bestehen, kurz die Thematik und das Ziel des Meetings vorzustellen und am Ende Ergebnis und Aufgabenpakete zusammenzufassen. Zwischendurch ist es vielleicht nötig, die Teilnehmer auf den Fokus des Meetings zurückzubringen oder kritische Fragen zur Machbarkeit zu stellen. Ich persönlich empfinde die Moderation als den schönsten Teil meiner Arbeit. Hier bietet sich die Möglichkeit, gestalterisch Einfluss zu nehmen.
Die Moderation von Meetings zudem eine klasse Gelegenheit, präzises und zielgerichtetes Kommunizieren zu trainieren. Im nächsten Beitrag werde ich Euch von meinen Erfahrungen im Bereich „Kommunikation“ noch eingehender berichten.
Bis dahin, besten Gruß
Jens Paul
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